Jak efektivně vést porady
Eva Kaňáková
Proč jsem si vybral tuto knihu, co mě motivovalo k jejímu přečtení a jak se mi hodí v praxi?
Delší dobu se potýkáme s takovým problémem, že naše dialogy nejsou efektivní. Teď jsem si uvědomil, že jsme tento problém dlouho přehlíželi. Nesnažili jsme se na to moc upozornit, o to hůře, nesnažili jsme se najít řešení změny. Nějak jsme tušili, že naše dialogy nejsou kvalitní. Vůbec nám ale nedošlo, že jednu z hlavních rolí pro kvalitu dialogu zcela přehlížíme. Tou je role facilitátora, tedy člověka, který vede, řídí a určuje směr našeho dialogu/porady.
Motivací pro přečtení této knihy je dostat se hlouběji do problematiky vedení porad, snaha dozvědět se užitečné rady, tipy a informace pro její efektivní průběh. To je důvod, proč jsem si vybral tuto knihu zrovna v tomto čase.
Zajímavé postřehy z knihy:
Hlavní myšlenkou dialogu je sdílení. Setkání lidí, kteří se o něčem potřebují poradit, podělit se o své znalosti a zkušenosti a dosáhnout určité shody, nalézt řešení. Podělit se o své znalosti a zkušenosti je velmi důležité. U nás v týmu si znalosti nepředáváme zatím skoro vůbec. Buď nechceme si je předávat (stydíme se, bojíme se kritiky, nevíme jak je předat), nebo žádné znalosti nemáme…
Největší pozornost lidí je na začátku a na konci dialogu. Pozitivní ukončení porady má velký význam na celkovou motivaci lidí. Absence společných setkání celého týmu je jednou z nejčastějších příčin nesplnění cílů projektů a jejich zadání a zpoždění v čase.
Dialog:
Lidé by se měli dozvědět něco nového. Na každou jejich otázku by měla být odpověď. Nikdo by se neměl bát udělat chybu. Nic, co kdokoliv řekne, nesmí být použito proti němu. Když řešíme dlouho něco, s čím si nevíme rady, není na škodu pozvat někoho, kdo není zainteresovaný do našeho problému a může nám nabídnout nezaujatý pohled třetí strany.
Naslouchání:
Naslouchání je velmi důležité, bohužel to málokdo umí. Když někdo začne mluvit, v hlavě sami začneme přemýšlet, co řekneme, až hovořící osoba domluví. My sami chceme na sebe strhnout pozornost. To je ale velká chyba. Hovořícího člověka musíme poslouchat celou dobu a navázat přesně tam, kde skončil, nikoliv jinde. Toto je velmi obtížné. Pokud nenavážeme tam, kde on skončil, budeme se pomalinku přesouvat do jiného tématu, tím se dialog nikam neposune.
Mnoho informací nám uniká, když se neptáme. Základem úspěchu je kvalitní naslouchání a dobře pokládané otázky. Chceme-li být jasní a srozumitelní, musíme se na naši řeč dobře připravit. Nejlépe vlastními poznámkami do sešitu.
Mezi nejčastější chyby při poradách patří:
Není důsledně dodržován čas porady; není stanoven program porady; není znám cíl porady; vedoucí porady není připraven na téma; na poradě je příliš mnoho lidí, kterých se některá témata netýkají; osobní střety na poradě; téma porady je rozváděno do nepotřebných detailů nebo se odbíhá od tématu; neprobíhá diskuze, ale monology; neexistuje žádná návaznost na témata; nejsou žádné postihy za nepřipravenost.
Za nesplněný úkol musí následovat trest. Každá porada musí obsahovat kontrolu a zpětné vazby.
GROW model:
G: cíl
R: současná situace
O: možnosti/příležitosti řešení
W: ochota a připravenost k akci
SWOT analýza:
S: silné stránky
W: slabé stránky
O: příležitosti/výzvy
T: hrozby
Osobní názor na naše dialogy:
Ke konci února 2020 jsme došli k rozhodnutí, že máme problém s facilitováním v našem týmu. Víme, co děláme špatně, ale nevíme, jak to efektivně řešit. O co hůře, nejsme konzistentní. Nenapadá mě, jak vyřešit tento problém…
